Tiêu đề gốc của bài viết thực ra là “Trước khi dạy về cái đẹp, hãy dạy người trẻ về sự chỉn chu và tính chính xác”. Ngẫm nghĩ thế nào, tôi lại xoá đi. Vì thực chất, trọng tâm bài viết không bình luận tính đúng sai, mong thay đổi điều gì, mà chỉ chia sẻ về sự chỉn chu dưới dạng các nguyên tắc tôi học được qua thời gian, cách thực hành trong việc học và làm; nhất là ở một đất nước có hàng trăm nghìn tiêu chuẩn, được chuẩn hoá như ở Đức, kể cả việc … đánh vần!
Ngược về tuổi thơ …
Tôi nhớ mãi ngày xưa, ám ảnh nhất thời cấp 2, là môn …Mỹ Thuật. Cha mẹ ơi, tôi sinh ra vốn không có khiếu vẽ vời, oái ăm thay lúc đó môn Mỹ Thuật vẫn còn chấm điểm và nếu mà cho tôi vẽ đúng khả năng của mình, tôi không bao giờ khá hơn con điểm 6. Mỗi lần có kiểm tra 45 phút môn này, cả nhà sẽ phải lục tung hết tất cả tài liệu, tranh ảnh, báo chí, chọn ra một bức không quá khó để mà “bắt chước” . Tôi theo đó sẽ “chép tranh” theo kiểu giấy than ngày xưa, đặt một tờ giấy trắng lên trên rồi vẽ viền theo tranh mẫu. Có hôm phải thức đến 2,3 giờ sáng, chỉ vì tôi không muốn một con 5 hay 6 khiến 12 môn kia trở nên công cốc.
Tua nhanh nhiều năm trôi qua, cùng với đạo hàm và tích phân, môn học mỹ thuật, về cái đẹp, thưởng thức cái đẹp, tạo ra cái đẹp này thực ra không có quá nhiều ứng dụng trên giảng đường Đại học, hay những công việc làm thêm của tôi tẹo nào. Thế nhưng, tôi ngạc nhiên nhận ra, có một khái niệm, một kỹ năng tối quan trọng, tiền đề cho cái “đẹp” khi soạn thảo văn bản, E-Mail, giấy tờ; trong công việc (gần như mọi ngành nghề) lại quá xa lạ các bạn trẻ và một số đồng nghiệp của tôi ngày nay: Sự chỉn chu.
Để đến ngày nay …
Để hình dung chỉn chu là gì, tôi mượn lời một chị ca sĩ tôi rất thích. Trong một bài phỏng vấn, người ta hỏi chị làm thế nào để viết nhạc hay, viết được nhiều hits. Chị trả lời, trước khi viết được một bản nhạc hay, nó phải được “viết đúng” cái đã. Và vì thế nên chị phải đi học, nghiên cứu và luyện tập việc sáng tác. Cũng vậy, giống như trước khi làm được văn hay, ta phải viết đúng chính tả, đúng ngữ pháp, đúng cấu trúc câu và đoạn. Nó chỉ như thế thôi, là có thể khiến người đọc, người đánh giá bản báo cáo, mục tài liệu ta viết có thiện cảm ngay lập tức mà chưa cần nhìn đến phần minh họa, vẽ vời.
Dẫu cái định nghĩa vẻn vẹn chỉ vài dòng như vậy, thú vị thay, tôi ít thấy điều này xung quanh mình, đặc biệt là các bạn đến tìm tôi xin lời khuyên viết CV, viết E-Mail. Dưới đây tôi đúc kết một số nguyên tắc làm việc xoay quanh sự chỉn chu và đảm bảo rằng, khi thực hành được những điều này, các bạn sẽ thấy, thực ra giao tiếp hiệu quả không khó đến thế, các sản phẩm (dù là vật chất hay phi vật chất) bạn tạo ra nhận được sự tôn trọng và công nhận xứng đáng.
- Luôn có sự chuẩn bị
Đừng vào cuộc họp với bất kỳ ai, với sếp hay với team mà không dành ít nhất 15 phút tìm hiểu hoặc chuẩn bị nội dung sẽ được bàn đến. Khi không chuẩn bị gì, bạn đang lãng phí thời gian của chính bạn và của người khác, đồng thời điều này khiến đối phương có cảm tưởng rằng cuộc nói chuyện thực chất không quan trọng với bạn đủ nhiều. Vì thế, họ cũng bớt nhiệt tình hơn trong việc sửa sai, thảo luận hoặc cải thiện việc bạn đang làm.
- Khi soạn thảo E-Mail, trước khi nhấn gửi, hãy đọc lại ba lần
Lần thứ nhất: Kiểm tra lỗi chính tả. Từ điển uy tín ngày nay có rất nhiều trên Internet, cácc nguồn đáng tin cậy đều có thể tiếp cận dễ dàng chỉ qua một cú click chuột.
Lần thứ hai, hãy sửa lỗi câu từ và hướng đến sự súc tích, ngắn gọn: Liệu mình có thể rút ngắn nội dung lại chăng, 3 dòng thay vì 5 mà vẫn đủ ý hay không? Điều này đặc biệt rất phổ biến và rất được yêu thích ở Đức. “So wenig wie möglich und so viel wie nötig” – Hãy ít nhất có thể và/ nhưng hãy nhiều nếu cần thiết.
Lần thứ ba, hãy kiểm tra file đính kèm và các chi tiết tuy mang tính hình thức nhưng thực ra tối quan trọng như : Lời chào hỏi (Du hay là Sie?), lời kết thư (Mit freundlichen Grüßen hay là Viele Grüße?), thông tin liên lạc của bạn ở phần chữ ký trong trường hợp cấp bách (E-Mail thay thế, số điện thoại văn phòng, ..vân vân)
- Không gửi bất kỳ báo cáo, câu hỏi, ý kiến cần được phản hồi vào chiều thứ Sáu
Ở TÜV, chỗ làm cũ của tôi, báo cáo kỹ thuật phải được kiểm tra ít nhất 3 lần trước khi đến tay khách hàng. Một lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp cũng có thể tiêu tốn của công ty vài trăm thậm chí tiền nghìn Euro. Ở các công ty, tập đoàn kỹ thuật, tôi chắc chắn cũng không có anh kỹ sư, chuyên gia nào hoàn thành báo cáo vào thứ Sáu và “Chà mình sẽ gửi nhanh file này cho khách hàng, và thế là xong việc!”. Một văn bản luôn (phải) được ít nhất một bên / một người độc lập khác kiểm tra, để đảm bảo tính chính xác của từng chi tiết, tính xác thực của số liệu và tính hợp lý của mỗi kết luận đưa ra.
Cũng như vậy, một câu hỏi đưa ra vào chiều thứ 6 theo tôi không mang lại hiệu quả cao. Nếu không cấp bách, bản thân tôi sẽ hẹn lại người cần hỏi vào thứ 2, cho bản thân có thêm thời gian bình tĩnh suy nghĩ được thấu đáo hơn.
Nếu là việc gấp, và không có ý tưởng gì hoặc cần một hồi đáp sớm, tôi chỉ cho phép mình gửi câu hỏi cùng một chút giải thích vắn tắt vấn đề vào thứ 5. Lúc này người nhận E-Mail có đủ thời gian vào sáng thứ 6 để nghiên cứu vấn đề và thảo luận sau đó vào chiều thứ 6. Một quy tắc giản đơn vô cùng đã khiến tôi không còn cảm thấy áp lực khi đôi lúc là người duy nhất ở văn phòng vào ngày thứ 6 và quan trọng hơn, hầu hết mọi khúc mắc đều được giải quyết rất nhanh và hiệu quả.
Lời kết
Phải đến khi xa nhà, học tập và sinh sống ở Đức, sau nhiều năm trầy trật học các thói quen có ích, tôi mới lờ mờ nhận ra vì sao ba mẹ tôi soạn văn bản, bảng tính đẹp đến thế. Dẫu ba mẹ chưa từng thực sự được học Đại Học, được đào tạo dùng máy tính vì cái thời đó làm gì đã có mà dùng. Bất di bất dịch, mọi văn bản đều nên đúng font chữ, đúng cỡ chữ, đúng kích thước lề, căn chỉnh lùi dòng hợp lý, có sự phân biệt giữa tiêu đề chính, tiêu đề phụ, nội dung và chú thích
Chỉ vậy thôi nhưng đến tận bây giờ, nếu không sử dụng LaTex (một kiểu phần mềm code văn bản mà người dùng sử dụng câu lệnh để xác lập phần trình bày, cấu trúc thay vì phải chọn và điều chỉnh bằng tay) tôi thực sự chưa thấy nhiều tài liệu “đẹp” hơn chiếc thời khoá biểu, hay “Giấy đề nghị thanh toán” năm nào ba mẹ đã soạn.
Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn đang cần, nếu không, cũng mong bài viết cung cấp vài điều thú vị phong cách làm việc với người Đức!