Hẳn là khi nghĩ về Đức, mọi người đa phần ấn tượng với sự đúng giờ, tinh thần kỷ luật thép và sự phát triển mạnh mẽ, tiên tiến của nước bạn. Đặc biệt, trong các ngành kỹ thuật, sản xuất ô tô và công nghệ thông tin, Đức đứng top đầu thế giới là điều không phải bàn cãi. Thế nhưng, ở đây tồn tại một nghịch lý rất oái ăm mà chỉ khi tôi và bạn bè đã sống vài năm mới đau khổ chiêm nghiệm ra: Nước Đước và số hóa ư? Phải còn lâu lắm cơ!
Với những ai sắp sang Đức du lịch hoặc du học, đi làm hoặc định cư: Xin hãy chuẩn bị tinh thần!! Với các bạn đã “kinh” qua con trăng mang tên Bürokratie-Hölle (địa ngục hành chính!) đang đọc bài viết này, bạn không một mình đâu.
Lẽ ra ngày xưa khi đi thi Studienkolleg (dự bị Đại Học – năm học bắt buộc, chuyển tiếp từ THPT lên Đại Học (ĐH) cho sinh viên quốc tế) và được yêu cầu phải tự chuẩn bị sẵn một … phong bì và mua sẵn tem thư để nhà trường … gửi kết quả về, tôi đã phải ngờ ngợ nhận ra đất nước này yêu thích thư giấy vô cùng nồng nhiệt. Hình thức này tuy vẫn phổ biến ở các nước châu Âu và ở Mỹ (nếu tôi không nhầm, kết quả những kỳ thi như SAT hay xét tuyển ĐH) cũng sẽ được gửi qua bưu điện); thế nhưng, thư từ trên giấy có mặt ở Đức trên khắp mọi nẻo đường cuộc sống.
Không chỉ nhận thư, bạn gần như được kỳ vọng phải (sẵn sàng) gửi thư, gửi giấy tờ, tài liệu bản cứng nếu muốn hồ sơ được duyệt nhanh hơn. Sự e dè với thời đại số hoá, đặc biệt nơi các uỷ ban, văn phòng hành chính ở Đức thực rất khôi hài; đôi khi gây khó chịu, bực dọc cho không ít người nước ngoài lẫn dân bản xứ.
Hệ thống lịch hẹn bí ẩn của sở ngoại kiều
Nỗi ám ảnh của du học sinh ở Đức, chính là mỗi khi phải gia hạn thẻ cư trú, vì không biết phải lấy lịch hẹn kiểu gì, nộp hồ sơ như thế nào để không chờ đợi trong mỏi mòn. Năm 2017 – 2018, sở ngoại kiều hầu như chỉ giải quyết trực tiếp. Tôi còn nhớ, mình đã phải in tất tần tật một tệp hồ sơ dày cộp, lên đến nơi xếp hàng đứng đợi lấy số, chờ gần ngủ gục mới được kêu tên vào nộp giấy tờ. Đấy là lúc may thôi nhé! Có năm, tôi đến từ 6 rưỡi sáng đã thấy một hàng hơn 30 người đã ở đó, thằng bạn cũ còn vẫy tay chào tôi từ vị trí thứ năm thứ sáu. Cửa vừa mở, mọi người đua nhau chạy cứ như đang tham gia Olympic. Rần rần, hỗn loạn, nháo nhào. Mới lên được một cầu thang tôi đã bị dòng người đông nghịt hất văng sang một bên. Đến được cửa phòng tiếp nhận sinh viên quốc tế thì thấy đã đông nghịt, tôi đành lủi thủi đi về.
Và ngạc nhiên hơn, bước sang năm 2022, dẫu tôi đã năm bảy lần gia hạn, thông tin trên hệ thống chắc đã đầy vài trang, tôi vẫn phải điền và ký bấy nhiêu tờ đơn, gói ghém cẩn thận, mang đi gửi. Vì từ mùa dịch Covid năm 2019/2020 người ta chả còn cho đứng xếp hàng như khi trước. Cổng nộp hồ sơ điện tử dù đi vào hoạt động “ổn định” hơn 2 năm nay nhưng lịch hẹn thì vẫn như trò chơi lô tô, xổ số cực kỳ may rủi. Chúng tôi kháo nhau phải in hết ra, mang lên thùng thư của SNK thì may ra nhanh được hơn một chút. Nhưng cũng không được mấy mươi bận thì cái mánh này cũng hết tác dụng.
Hệ thống lịch hẹn “khẩn cấp” dành cho những trường hợp gấp cũng không mang nhiều ý nghĩa lắm. chúng tôi sáng nào cũng dậy canh trang web, thế mà lịch hẹn cứ thoắt ẩn thoắt hiện như tờ vé sổ giải Đặc biệt. Fan cuồng săn vé concert thần tượng chắc cũng chỉ mệt mỏi đến thế là cùng!
Khi có chính sách ưu đãi, chưa kịp mừng, người ta đã phải phát hoảng vì thủ tục hành chính, phải “bắt tận tay, day tận mặt”
Mùa hè năm ngoái, khi Chính phủ Đức phê duyệt phát hành vé 9€ đi trọn gói các phương tiện công cộng, các trung tâm chăm sóc khách hàng của công ty vận tải mọi thành phố đều như vỡ trận. Nơi tôi sống, dạo đấy gần như hôm nào đi ngang, tôi đều thấy hàng dài người xếp hàng rồng rắn, chờ để được tư vấn đổi loại vé tháng, vé năm họ đang có. Nhân viên thì cáu kỉnh vì quá căng thẳng, khách hàng thì mệt mỏi vì chờ đợi. Tôi đoán rất nhiều người trong số họ đã cố sử dụng dịch vụ hỗ trợ online hay qua điện thoại nhưng không giải quyết được gì, mới cực chẳng đã đứng chờ ở đó.
Chị dâu của bạn tôi kể, chị vừa chuyển sang làm cho công ty vận tải MVV thành phố Munich và sém tí thì chết ngộp dưới mớ giấy tờ, quy trình không hề “số hoá” một tí nào. Chị bảo không thể tưởng tượng nổi khối lượng khổng lồ công việc phải sắp xếp và giải quyết trên giấy trắng mực đen như từ … 30 năm trước! Thảo nào!
Núi giấy tờ không bao giờ vơi đi
Ngoại trừ bảng lương là giấy tờ quan trọng sẽ được gửi hàng tháng về nhà hoặc vào cổng thông tin điện tử (nếu bạn làm cho doanh nghiệp tư nhân), hằng năm tôi vẫn nhận được một mớ giấy tờ không biết lưu trữ đâu cho hết. Ví như hợp đồng HiWi tái ký mỗi 6 tháng, họ đều đặn gửi cho tôi một thư xác minh huỷ đóng bảo hiểm xã hội (abmelden) chỉ để 2 tuần sau lại gửi thư báo đã lại được có tên, đăng ký nộp BHXH.
Ngoài bảng lương tháng, còn có bảng lương, khai thuế năm, thư sở tài chính yêu cầu nộp giấy này tờ kia qua đường bưu điện. Có lẽ, nếu được cho phép, chỉ với một cú click chuột qua email, tôi đã có thể hoàn tất công việc nhàm chán này nhanh hơn rất nhiều so với việc phải in, phải mua tem và phải ra thùng thư gần nhà nhất. Ngay lúc này đây, trong ngăn kéo bàn của tôi tập hợp đủ thể loại phong thư nhiều kích cỡ, đủ kiểu mẫu, cho mọi loại thư, cần kíp có thể dùng ngay. Chắc chỉ còn thiếu máy in tem, nhãn là tôi đã có thể mở quầy gửi thư giùm…hàng xóm, bạn bè cần gấp.
Chưa hết, thư từ bảo hiểm sức khoẻ mỗi 3 tháng lại báo phí tăng 1-3€, thư quảng cáo, thư của của hãng dịch vụ truyền hình chúng tôi đã huỷ từ cả năm trước. Chỉ riêng việc lọc và xử lý giấy tờ, lưu trữ và theo dõi diễn biến của hàng tá loại thư từ khác nhau, nó đã có thể ngốn của tôi đến 1-2 giờ mỗi tuần.
Hành chính, hay hành … là chính?
Nói đi cũng phải nói lại, dù thủ tục hành chính ở đây cực kỳ mệt mỏi, điều thú vị tôi quan sát được, lại là: ở các công ty kỹ thuật, công nghệ, các công đoạn giấy tờ, thủ tục lại khá tinh giản và nhanh chóng. Tôi và cả sếp ít khi được yêu cầu phải in, phải ký, phải xác nhận bằng văn bản. Đôi khi chỉ cần vài dòng E-Mail, một nút Enter trên hệ thống nội bộ là đã xong. Trộm nghĩ, có phải đây là sự bù trừ tất yếu của xã hội nơi đây? Nơi mà ngay cả bạn tôi người bản xứ cũng kêu trời vì mỗi lần phải lên ủy ban.
Thêm nữa, sống lâu “với lũ”, lâu dần tôi cũng quen với việc phân loại văn bản và hoá đơn. Nhìn một cách tích cực, tôi cẩn trọng và gìn giữ giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ thuế, bảo hiểm hơn. Ở đây mãi quen rồi, cụm từ ”Deutschand und Digitalisierung” đã trở thành câu vui đùa chứ không còn khó chịu như xưa. Bạn thì sao? Đã “lão làng” hay mới “nhập ngũ” với cuộc sống ở đây? Nếu chưa bao giờ đến Đức, bạn có muốn thử trải nghiệm không? 🙂